KYC-Sorgfaltspflichten: Know Your Customer im digitalen Zeitalter

Einleitung

Know Your Customer (KYC) ist das Fundament jeder Geschäftsbeziehung im Bankwesen. Die Sorgfaltspflichten nach § 10 ff. GwG verpflichten Institute zur Identifizierung und Überprüfung aller Kunden sowie zur Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten.

Stufen der Sorgfaltspflichten

Vereinfachte Sorgfaltspflichten (§ 14 GwG)

Anwendungsbereich:

Kreditinstitute, die der CRR unterliegen
Börsennotierte Unternehmen (regulierter Markt)
Öffentliche Stellen innerhalb der EU

Maßnahmen:

Reduzierte Identifizierungspflichten
Vereinfachte Dokumentation
Risikobasierte Überwachung

Allgemeine Sorgfaltspflichten (§ 10 GwG)

Pflichtbestandteile:

Identifizierung des Vertragspartners
Überprüfung der Identität
Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten
Einholung von Informationen über Zweck und Art der Geschäftsbeziehung
Kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung

Verstärkte Sorgfaltspflichten (§ 15 GwG)

Auslöser:

Politisch exponierte Personen (PEPs)
Korrespondenzbeziehungen mit Drittstaaten
Hochrisikoländer (FATF-Liste)
Transaktionen über 10.000 Euro in bar
Komplexe Unternehmensstrukturen

Identifizierungsverfahren

Natürliche Personen

Erforderliche Angaben:

Vor- und Nachname
Geburtsort und -datum
Staatsangehörigkeit
Wohnanschrift

Zulässige Dokumente:

Personalausweis
Reisepass mit Meldebestätigung
Elektronischer Aufenthaltstitel

Juristische Personen

Erforderliche Informationen:

Firma, Name oder Bezeichnung
Rechtsform
Registernummer
Anschrift des Sitzes/Hauptniederlassung
Namen der Vertretungsberechtigten

Nachweisdokumente:

Handelsregisterauszug
Gesellschaftsvertrag
Gründungsurkunde
Gewerbeanmeldung

Wirtschaftlich Berechtigter

Definition nach GwG

§ 3 GwG definiert wirtschaftlich Berechtigte als:

Natürliche Personen, die mehr als 25% der Kapitalanteile halten
Natürliche Personen, die mehr als 25% der Stimmrechte kontrollieren
Natürliche Personen, die auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben

Ermittlungsmethodik

Stufenansatz:

Stufe	Methode	Schwellenwert
Stufe 1	Direkte Beteiligung	> 25% Kapital/Stimmrechte
Stufe 2	Indirekte Beteiligung	Beherrschung über Zwischengesellschaften
Stufe 3	Kontrolle durch Vereinbarung	Faktische Beherrschung
Stufe 4	Gesetzlicher Vertreter	Falls keine Person identifizierbar

Transparenzregister

Seit August 2021 besteht eine Pflicht zur Eintragung wirtschaftlich Berechtigter im Transparenzregister.

Besonderheiten:

Vollregister (keine Mitteilungsfiktion mehr)
Elektronischer Abruf durch Verpflichtete
Bußgelder bei Nichtmeldung bis 150.000 Euro

Digitale Identifizierung

Video-Identifizierung (§ 12 GwG)

Voraussetzungen:

Qualifizierte Videokommunikation in Echtzeit
Vorlage eines gültigen Ausweisdokuments
Sicherheitsmerkmale müssen erkennbar sein
Aufzeichnung und Speicherung für 5 Jahre

Prozessschritte:

Videoverbindung zum Identifizierungsdienstleister
Ausweisprüfung (Sicherheitsmerkmale, Hologramme)
Abgleich mit Live-Bild (Liveness-Check)
Dokumentation und Aufzeichnung

eID-Funktion (Online-Ausweisfunktion)

Vorteile:

Vollautomatisierter Prozess
Höchste Sicherheitsstandards
Sofortige Identifizierung
Kosteneffizienz

Herausforderungen:

Geringe Aktivierungsrate (ca. 15%)
Technische Hürden (NFC-fähiges Smartphone erforderlich)
Nutzerakzeptanz

Künstliche Intelligenz

KI-gestützte Verfahren:

Automatisierte Dokumentenprüfung
Gesichtserkennung und Biometrie
Betrugserkennung (Deepfakes)
Kontinuierliches Screening

Kontinuierliche Überwachung

Transaktionsmonitoring

Überwachungskriterien:

Transaktionsvolumen im Verhältnis zum Kundenprofil
Geografische Anomalien
Strukturierung von Zahlungen
Abweichungen vom erwarteten Geschäftszweck

Aktualisierungspflichten

Aktualisierungsintervalle:

Geringes Risiko: Alle 5-7 Jahre
Normales Risiko: Alle 3-5 Jahre
Erhöhtes Risiko: Jährlich oder bei Verdachtsmomenten
PEPs: Mindestens jährlich

PEP-Screening

Definition politisch exponierter Personen

Kategorien:

PEPs mit wichtigen öffentlichen Ämtern
- Regierungsmitglieder
- Parlamentarier
- Richter an obersten Gerichten
- Militärische Führungskräfte
Familienmitglieder
- Ehepartner, Partner
- Kinder und deren Ehepartner
Bekanntermaßen nahestehende Personen
- Wirtschaftliche Verflechtungen
- Gemeinsame wirtschaftliche Interessen

Screening-Prozess

Maßnahmen bei PEP-Identifikation:

Zustimmung der Geschäftsleitung zur Aufnahme
Verstärkte Sorgfaltspflichten
Kontinuierliche intensivierte Überwachung
Ermittlung der Vermögensherkunft
Erhöhte Dokumentationspflichten

Technologie und Tools

Screening-Datenbanken

Kommerzielle Anbieter:

World-Check (Refinitiv)
Dow Jones Risk & Compliance
LexisNexis Bridger Insight
Compliance Catalyst

Abdeckung:

PEP-Datenbanken (global)
Sanktionslisten (UN, EU, OFAC)
Negative Medienberichte
Adverse Media Screening

RegTech-Lösungen

Funktionalitäten:

Automatisierte Risikoklassifizierung
KI-basiertes Transaktionsmonitoring
Workflow-Management für KYC-Prozesse
Reporting und Audit-Trail

Herausforderungen und Best Practices

Datenschutz vs. Compliance

DSGVO-Anforderungen:

Datensparsamkeit bei Datenerhebung
Zweckbindung der Verarbeitung
Informationspflichten gegenüber Betroffenen
Löschfristen (vs. 5-jährige Aufbewahrungspflicht GwG)

Lösungsansatz:

Privacy by Design
Differenzierte Aufbewahrungskonzepte
Rechtsgrundlagen sauber dokumentieren

Effizienz vs. Sorgfalt

Optimierungsansätze:

Risikobasierte Automatisierung
Digitale Identifizierung für Standardfälle
Manuelle Prüfung bei Hochrisikokunden
Qualitätssicherung durch Stichproben

Fazit

KYC-Sorgfaltspflichten sind unverzichtbarer Bestandteil des modernen Banking. Die Balance zwischen regulatorischen Anforderungen, Kundenerlebnis und operativer Effizienz erfordert intelligente Prozesse, moderne Technologie und gut geschultes Personal. Digitale Lösungen bieten Potenzial zur Optimierung, ersetzen jedoch nicht die risikobasierte Einzelfallprüfung bei komplexen Strukturen.